行政工作统筹管理

1. 帮助学员转变观念，用全新的角度审视行政管理工作;

2. 了解行政统筹管理的领域，掌握基本的工作思路。

3. 帮助学员开拓管理视野，掌握科学的管理方法;

4. 学会制作管理工具，保证管理效能和执行力。

5. 学习如何通过建立管理机制和硬管道来协调部门关系，有效配置资源;

6. 学会用项目管理的思路来统筹大型任务，体现枢纽的价值。

7. 帮助学员找到提升部门管理威信的渠道和方法;

8. 提高学员的职业化的素养，获取职业发展的资源。

第一单元 关于行政统筹的基本认知

(一)当前环境下行政管理的转型

1、从管家型到枢纽型

2、从经验管理到科学管理

3、从被动执行到主动推进

(二) 行政统筹的绩效价值

1、协调的功能

2、优化的功能

3、执行的功能

4、服务的功能

(三)行政管理工作的困扰及其应对

1、工作内容和效果的无形性

2、任务的被动性和突发性

3、外界对其管理效果评价的主观性

4、管理特征的政策性和协调性

(四) 行政统筹管理的领域

1、硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

2、软件—管理效率、工作流程、预见性管理

3、人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

(五)审视行政部门存在的价值

1、努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化

2、努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖

3、努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值

第二单元 企业运营的统筹管理

(一)事务性工作的统筹管理体系

1、建立管理法规

2、量化管理标准

3、制作点检工具

4、完善抽查记录

(二)办公环境的统筹管理

1、办公环境管理的特点和难点

①繁杂、琐碎

②突发性、被动型

2、如何保证管理的有效性

①使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区

②制作管理工具-降低检查和监督的成本

③建立工作标准-保证执行过程的可操行性

3、有效管理标准的特征

①可衡量-能够量化到点

②可检验-不能产生争议

③可追溯-便于检查监督

4、管理效果的检验

①复杂的事情简单化

②简单的工作流程化

③让经验可以复制

④降低对人的依赖

演练：行政事务管理工具的演示及制作

案例：洗手间管理文化

(三)其他行政事务的管理规范

1、饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购)

2、保安管理规范(培训、安全、工作标准)

3、公务车管理规范(司机培训、考核)

4、前台管理规范(礼仪、标准化)

(四)会议筹划与管理

1、会议的行政筹划与准备

①企业会议类型

②各类会议的筹划要点

③会议席位的礼宾次序

④为效果服务的几种会场模式

2、行政例会效果的管理与控制

①摩氏会议效果评鉴法

②科学的会议纪要模板

③会议决议的跟进和督办

第三单元 跨部门工作任务的统筹管理

(一)行政沟通协调的困扰和难点

1、垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力

2、职能分工不合理，导致部门利益冲突

3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

4、组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺

5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人

(二)科学管理的思路与方法

1、科学代替经验，用清晰的工作流程避免责任的盲区

2、理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿

3、高效率代替随意性，用重组和优化手段避免工期延误

(三)情景演练：企业年会统筹策划案

科学的会议统筹流程

1、分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动

2、制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置

3、制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

4、关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

第四单元 有效的行政沟通与协调

(一)构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

1、建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系

2、健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性

3、建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张

(二)有效的对上沟通-获得领导信任

1、学会听懂上级说话，不要想当然

2、问好问题，了解领导的真正需求

3、有效表达，提高建议的采信率

4、积极互动，引导上级的正确思路

5、主动补台，适应不同上级的行为风格

6、严格职场操守，不参与办公室政治

7、承接任务三步骤

8、工作汇报四原则

9、接受指令五步法

(三)有效的横向沟通-获得他人支持

1、用好非职务权力，增强个人影响力

2、分析对方的利益，启动对方需求

3、踩住对方的动力点，销售你的主张

4、了解并消除对方顾虑，促使对方参与

5、衡量双方优先级，找到最大公约数

第五单元

行政管理案例和工具

课程内容总结与回顾